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KEI LOG vol.045 時間生産性を意識した行動管理術

シンプルに言うと「時間を有効に使える行動をしましょう」

日本人もアメリカ人も中国人もお金持ちな人も貧乏な人も大人も子供も全世界の人にとって平等なのは【1日が24時間】ということです。その24時間をどう使うかは人によって様々で、その使い方によって人生は大きく変わると言ってもおおげさではないかと思います。私もこの時間生産性を意識した行動管理術に10年以上前に出会って学び実践ししたことで、大きく人生が変わったと自負しています。それをぜひ共有したいと思い、今まさに管理職を中心に「時間生産性を意識した行動管理術」の勉強会と実践を行っています。

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2010年に学び、そこから数年間実践して身に付けました

成果の90%は実は10%の活動から生まれている

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なぜタイムマネジメントをするのか?

タイムマネジメントの目的は、「長期の課題に取り組む時間を確保する」ことである。経営や組織を良くする、改革をする、業績をあげるためには、その原因となることに取り組む必要があります。そうした仕事を『重要な仕事』といいます。しかし、これらの仕事には締切がない、しなくても誰からもお咎(と)めがない。つまり、『管理されない』仕事なのです。なので、重要な仕事は自ら管理しない限り、優先処理されず、そのため永遠に着手されない可能性が高い。そこで、自らタイム・マネジメントをおこない、重要な課題に取り組むことを自分で管理することが成果への近道となります。つまり、等級や役職が上になればばるほどこの『重要な仕事』に取り組んでいく時間を確保していかなければなりません。1等級から10等級まで同じ仕事をしていては生産性は上がりません。簡単に言うと給料が高い人(等級が上の人)は、高いなりの仕事=『重要な仕事』をしなければならないのです。

重要な仕事とは?

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経営者や管理者(等級や役職が高い)は経営や組織を良くする、改革をする、業績をあげるためには、その原因となることに取り組む必要があります。そうした仕事を『重要な仕事』といいます。上記の表の中でいう右下の【②戦略業務】と呼ばれるものです。つまり緊急性は低いが重要性は高い仕事です。ここで重要なのが、等級や役職によって重要度や緊急度は大きく変わるということです。例えば同じイベント、「D市」に参加するにしても4等級の人と7等級の人では重要度や緊急度は変わってきますので「日常業務」なのか「本来業務」なのか「戦略業務」なのかを考える必要があります。つまり、自分の今やっている仕事が本当に自分がやるべきなのかどうかをしっかり見極めることが時間管理のスタートだと思っています。

具体的にはどうするのか?

1.仕事のたな卸しをする。【自分の仕事の定義】

どんな業務をしているか洗い出し、緊急性・重要性から4つの区分に分類する。

2、あなたの時間の実績を集計し、実態を掴む。【気づき】

1の分類に従い、1ヶ月の業務時間の実績を集計してみる。

何に時間を使っているのかを知る。

3.1ヶ月のあるべき時間の計画を立てる。【理想の仕事時間の割振り】

1ヶ月の時間計画を立て、重要な仕事に時間を割り当てられるように管理する。

4.時間管理を実践する。【習慣化】

1ヶ月→1週間→時間予約→そのことに取り組むという流れを習慣化する。

5.時間確保策を実践する。【成果をあげる時間への集中】

重要な仕事に取り組む時間を確保する具体策を実践し、時間をスポイルする要素を排除する具体策を実践する。

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時間を制するものが人生を制する

10年ほど前に学んで、さらに学びを深めたり効率化するためにその分野本を読み漁った時期がありました。便利で楽で速いからデジタルを好きになったのかもしれません。使わない、使えない人は大きな損をしていると思います。古い本でもう今の時代は参考にならないことも多いかもしれませんが、欲しい人は言ってください。あげます(笑)。【整理整頓】【デジタル】は効率を上げるキーワードです。

おまけ

【仕事以外でやっておくと良いスケジューリングのコツ】

・年末に振り返って、来年やりたいことを決めて先にスケジュールに入れてしまう。(確実に実行される)

・子供や家族の年間行事は先に予定を入れて絶対にブロックする。(家族関係)

・配偶者の誕生日の3日前に花の手配のリマインダーを毎年かける。(夫婦関係)

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